レシートの電子保存について

小売業など、現金での販売が主な店舗様にとってレシートのレジロール紙は必須備品になります。そんな、お店の控えとして発行されるレシート、きちんと保存していますか？レシートには保管義務があり、税務上重要なものになります。

証憑書類とは

企業や店舗を運営する上で、取引があったことを証明する書類を証憑書類といいます。一口に証憑書類といっても、その範囲は多岐に及びます。損益計算書・貸借対照表といった大きなものから、人件費などに関わる履歴書・健康診断書、領収書・レシートまで含まれます。これらは種類にもよりますが、最長で商法・会社法によっては10年、所得税法・法人税法では7年の保管義務があります。その際、レジロール紙のような感熱紙は、年数が経過すると保存環境によっては印字が薄くなってしまうことが多いため、いざという時に困ってしまうオーナー様も少なくありません。

保存方法

証憑書類の保管方法については、企業様や店舗様の現状によって様々な方法があります。例えば、種類ごと・取引先ごとに1箱のダンボールに入れておく、個人情報や機密文書はファイリングしておく、などといった保管方法が主流です。しかし、中には年数が経過するごとに保管場所が埋まってしまい、お困りの企業様や店舗様も少なくありません。特にレシートは、普通紙に印刷された証憑書類に比べると量も膨大になりがちです。

電子保存するには？

証憑書類の中には、電子媒体での保管が認められているものもあります。

1. 作成・記録段階からコンピュータなどの電子機器媒体を使用している。（手書き部分によって完成するところがない）
2. フロッピーディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、CD-R、CD-RW、DVDの内、いずれかの媒体で保管し、すぐに確認できる再生媒体を取り付けておく。
3. 税務署長に電子媒体を使用した記録の承認を得る。

その他にもいくつかの条件がありますが、保管期間の長さを考えるとメリットの大きな制度ではないでしょうか。

コンピュータで管理するレジで販売業などを営んでいらっしゃるのなら、レシートの電子保管をしてみてはいかがでしょうか。レシートの発行に欠かせないレジロール紙といった消耗品をお求めでしたら、低価格な通販サイトのmitaをご利用ください。